Remote arbeiten mit Stil
Den Schreibtisch organisieren: Ordentliches Homeoffice mit diesen einfach Tricks
- Aktualisiert: 08.02.2023
- 08:02 Uhr
Spätestens, als während der Coronapandemie der Begriff "Homeoffice-Gebot" fiel, begann wahrscheinlich in vielen Haushalten der teils panische Versuch, Ordnung in das heimische Büro-Chaos zu bringen. Manche haben ein Arbeitszimmer zu Hause, viele einfach einen Schreibtisch im Flur, Schlaf- oder Wohnzimmer, und andere räumen sich notdürftig eine Ecke am Küchentisch frei. Ganz egal, wie groß oder klein der Schreibtisch ist und wo er sich befindet: Nur Ordnung hilft beim produktiven Arbeiten.
Manchmal braucht es nur ein bisschen Starthilfe beim Umgestalten von Arbeitsplatz und Routinen. Bei der neuen Schreibtisch-Ordnung hilft Isabella Franke, die ihren eigenen Arbeitsplatz schon an den verschiedensten Orten der Welt eingerichtet hat.
Isabella Franke ist Powerfrau, Mompreneur und Wahl-Berlinerin mit angeborener Ordnungsliebe. Ihr Herz schlägt für ihre Familie, ihren Haustier-Zoo und für ein aufgeräumtes Zuhause.
Denn wer viele Bälle gleichzeitig in der Luft hält, braucht einen Ort, wo er runterkommen kann. Sie liebt es, wenn jedes Zimmer aufgeräumt ist und jedes Ding an seinem Platz. Einfach, weil Ordnung uns mehr Zeit zum Leben schenkt.
Isabella Franke nennt ihre Art des Aufräumens "Decorganizing". Mitgebracht hat sie den Trend von den Top-Coaches der Hollywood-Stars höchstpersönlich. Fast zehn Jahre lang hat Isabella selbst in Los Angeles gelebt und weiß, dass Deko und Organisation zusammengehören.
Schreibtisch-Chaos adé: Organisation für ein ordentliches Büro
Die richtige Organisation und - nicht zu unterschätzen - Dekoration des Schreibtischs hat eine immense Auswirkung auf unser Arbeiten. Es ist nicht nur typabhängig, wie effizient wir arbeiten und wie gut wir uns dabei konzentrieren können. Ein cleveres Ordnungs- und Ablagesystem kann uns ganz entscheidend dabei unterstützen und entscheidet letztlich über unser Wohlbefinden. Wie viel Minimalismus dabei von Nöten ist, muss jede:r für sich selbst festlegen.
1. Schritt: Den Schreibtisch leer räumen
Wer Isabella Franke kennt, weiß, dass sie beim Organisieren nach einem bestimmten Plan vorgeht: ausräumen, ausmisten, kategorisieren, sortieren, neues Ordnungssystem etablieren und - ganz wichtig - neues System beibehalten.
Daher beginnt auch das Organisieren des Schreibtischs mit dem radikalen Ausräumen. Fächer, Ablagen, Schubladen - nichts bleibt verschont. Einmal alles feucht auswischen und dann mit viel Elan ans Ausmisten.
2. Schritt: Unterlagen aussortieren
Gibt es viele lose Zettel und Formulare? Am besten direkt nachsehen, ob sie überhaupt noch gebraucht werden oder abgeheftet werden müssen. Wenn nicht, dann ab damit in den Papiermüll oder in den Aktenvernichter.
Generell müssen Steuerunterlagen, Rechnungen und die meisten Papiere nur für einen gewissen Zeitraum aufgehoben werden und dürfen danach entsorgt werden. Die Ordner quellen über, aber die Lage ist unklar? Dann sollten entsprechende Dokumente einfach fotografiert, eingescannt und anschließend digital abgelegt werden.
3. Schritt: Unterlagen wieder einordnen
Für die Ablage der Unterlagen sind große Ordner am besten geeignet. Hier lässt sich alles leicht abheften, kategorisieren und bei Bedarf wieder entnehmen oder neu sortieren.
Ordner in verschiedenen Farben erleichtern zudem den schnellen Griff zum richtigen Dokument. Wer es optisch ruhiger mag, greift zu einfarbigen Ordnern und nimmt lediglich farbige Labels mit klarer Beschriftung.
4. Schritt: Unterlagen digitalisieren
Längst hat nicht mehr jeder einen Drucker zu Hause und die meisten Anträge lassen sich digital ausfüllen. Absprachen werden per E-Mail getroffen und per digitaler Unterschrift bestätigt. Auch unsere Flug- und Bahntickets zeigen wir nur noch auf dem Smartphone vor.
Immer mehr Menschen sind auf dem Weg zum papierfreien Büro. Aber auch hier gilt: eine gute Organisation und Ablage der Unterlagen sind das A und O. Die Suche nach Dokumenten kann zur Nervenzerreißprobe werden und uns im Arbeitsalltag wichtige Zeit rauben.
Daher genau wie bei den analogen Ordnern im Regal vorgehen: Ordner eindeutig benennen, Dokumente konsequent ablegen und löschen, was nicht mehr gebraucht wird.
5. Schritt: Ordnung auf dem Schreibtisch halten
Konsequenz ist immer das leidige Stichwort, wenn es um Ordnung geht. Besonders dann, wenn gerade erst ein neues Ordnungssystem etabliert wurde. Hat man sich erst einige Tage oder Wochen daran gewöhnt, läuft vieles wie von selbst. Doch gerade am Anfang gehört etwas Selbstdisziplin dazu, nicht wieder in alte Gewohnheiten zu verfallen.
Es hilft, feste Plätze für Schreibtischutensilien ebenso einzuhalten wie die neue Ordner-Organisation. Kleine Unachtsamkeiten führen häufig zu großen Suchaktionen.
Schreibtisch-Organizer für mehr Organisation am Schreibtisch
Es gibt verschiedene Hilfsmittel, um den Schreibtisch gut zu organisieren. Neben den klassischen Ordnern sind Ablagefächer eine bewährte Methode.
So häufen sich einzelne Zettel nicht zu schnell an oder gehen verloren. Es ist aber auch nicht realistisch, wirklich alles immer und sofort richtig abzuheften. In einen Ablagekorb können zum Beispiel Notizzettel mit Passwörtern, Terminen oder Ideen schnell abgelegt werden. Aber dann nicht vergessen, diese später am Tag noch zu digitalisieren oder weiterzuleiten.
Auch Schreibtischschubladen brauchen ein eindeutiges Label. Jawohl, Schubladen-Denken ist hier ausnahmsweise absolut erwünscht. Sonst verkommt jede Schublade im Nu zu einer "Krimskrams-Schublade". Viele nennen sie auch die "Wenn, dann da"-Schublade. Weil man fast alles im Zweifelsfall in eben dieser Schublade findet: von der verlegten Rechnung über den Locher und die TAN-Liste bis hin zum Kaugummivorrat.
Für manche sind Schreibtischschubladen auch eine Alternative zu den Ablagefächern. Wer sich bei der Redewendung "Aus den Augen, aus dem Sinn" allerdings angesprochen fühlt, sollte seine To-dos lieber im Auge behalten.
Schreibtisch dekorieren
Auf dem Schreibtisch ist weniger Dekoration definitiv mehr. Vielleicht kann man auch sagen: Decoration follows function. Nach dieser Devise wählt man funktionelle Gegenstände auf dem Schreibtisch am besten so aus, dass sie gleichzeitig auch schön anzusehen sind.
Wer sich mit schönen Dingen umgibt und vor allem mit Dingen, die einem persönlich Freude bereiten, der geht auch mit einem positiven Gefühl an die Arbeit.
Doch der Grat zwischen Wohlbefinden und Ablenkung ist schmal. Daher lieber auf die große Fotowand mit den Liebsten verzichten und es bei einem Bild belassen. Auch eine einzelne Blume ist besser als ein ganzes Bouquet.
Vielleicht hat die Designer- oder Vintage-Schreibtischleuchte eine ganz besondere Bedeutung. Vor allem, wenn es ein Geschenk des Partners oder der Eltern zum erfolgreichen Ausbildungs- oder Schulabschluss war.
Ebenso kann ein Stifthalter ein besonderes Deko-Element sein oder der Schreibtischstuhl, auf dem wir einen großen Teil unseres Arbeitslebens verbringen.
Weitere Tipps für einen organisierten Schreibtisch
Ablagefächer für Post
Für die Post ist ein dreistufiges Ablagesystem, in dem sich drei Ablagefächer übereinander befinden, besonders ratsam. Die drei Fächer sollten ein gut erkennbares Label bekommen.
In die oberste Ablage kommt die ungeöffnete Post. In die mittlere Ablage kommen Zusendungen, die bereits angeschaut, aber noch fertig bearbeitet werden müssen. In das unterste Fach kommen die Schriftstücke, die nur noch darauf warten, richtig abgeheftet zu werden.
Schreibtisch gestalten: Die Uhr im Blick
Es ist immer gut, sich realistische Zeitvorgaben für bestimmte Arbeitsprozesse zu machen. Wie viel Zeit nehmen bestimmte Tätigkeiten in Anspruch? Was sollte man lieber sofort erledigen und welche Aufgabe hat auch noch Zeit bis später?
Manchmal lohnt es sich, tatsächlich festzuhalten, wie viel Zeit am Tag wir für das Lesen und Beantworten unserer E-Mails brauchen. Wie lange dauert ein regelmäßiger Call am Montagmorgen, das Update mit einem Kunden oder das Texten eines neuen Beitrags?
Der Arbeitstag lässt sich oft effizienter gestalten, wenn wir solche Zeitspannen kennen und dadurch unseren Output realistischer einschätzen können.
Wer eine Uhr im Blick hat, bleibt oft fokussierter bei der Sache. Sie sollte aber auch keinen übertriebenen Zeitdruck aufbauen. Gerade in Meeting-Räumen kann die Uhr helfen, sich nicht zu verquatschen. Am eigenen Arbeitsplatz kann sie neben der Zeit auch unseren individuellen Design-Anspruch verraten.
Schreibtisch aufräumen am Abend
Die letzten 15 Minuten am Arbeitsplatz sollten fürs Aufräumen reserviert sein. Allabendlich Ordnung auf dem Schreibtisch und auf dem Desktop zu schaffen, kann schnell zu einem festen Ritual werden, das hilft, mit dem Arbeitstag abzuschließen.
Das Aufräumen vor Feierabend hilft beim Übergang zwischen Arbeit und Freizeit. Außerdem erleichtert es den Arbeitsbeginn am nächsten Tag. Wer an einen chaotischen Schreibtisch zurückkehrt, muss oft schon mit einem unguten Gefühl starten.
Oft blickt man in den eigenen Notizen und Kritzeleien am nächsten Tag schon nicht mehr durch und weiß nicht mehr, was als Nächstes auf der Agenda steht. Daher zum Abschluss ganz klassisch: Stifte spitzen, Termine eintragen, To-do-Liste für den nächsten Arbeitstag schreiben und die Ablagefächer checken.
Ist alles erledigt, sortiert und abgeheftet? Beziehungsweise gelöscht und entsorgt, was keine Relevanz mehr hat? Dann ab in den verdienten Feierabend.
